Archivierung

Das Handelsgesetzbuch (HGB) verpflichtet Kaufleute zur Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen (§§ 238, 257, 261 HGB).

Aus steuerlichen Gründen haben aber alle Unternehmen der gewerblichen Wirtschaft die Aufbewahrungsvorschriften nach § 147 Abgabenordnung (AO) zu erfüllen. Nach Steuerrecht gilt die Aufbewahrungsfrist von:

10 Jahren für:

  • Handelsbücher / Bücher, Inventare
  • Jahresabschlüsse, Lageberichte
  • Die Eröffnungsbilanz
  • Konzernabschlüsse, Konzernlageberichte
  • Arbeitsanweisungen und sonstigen Organisationsunterlagen
  • Buchungsbelege
  • Rechtliche Anforderungen (grundsätzlich)

6 Jahren für:

  • Empfangene Handels-/Geschäftsbriefe
  • Wiedergaben der abgesandten Handels- / Geschäftsbriefe, sonstige Unterlagen soweit sie für die Besteuerung von Bedeutung sind (Sofern Handelsbriefe zugleich Buchungsbelege sind (Rechnungen, Gutschriften) gilt die 10-jährige Aufbewahrungsfrist).

Laut GoBS (Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchungssysteme) müssen nachstehende rechtliche Grundlagen erfüllt sein:

  • Ordnungsmäßigkeit
  • Vollständigkeit
  • Sicherheit des Gesamtverfahrens
  • Schutz vor Veränderung und Verfälschung
  • Sicherung vor Verlust
  • Nutzung nur durch Berechtigte
  • Einhaltung der Aufbewahrungsfristen
  • Dokumentation des Verfahrens
  • Nachvollziehbarkeit
  • Prüfbarkeit

Der VOI (Verband für Organisations- und Informationssysteme e.V.) nennt folgende Anforderungen an ein elektronisches Archiv:

  • Jedes Dokument muss unveränderbar archiviert werden.
  • Es darf kein Dokument auf dem Weg ins Archiv oder im Archiv selbst verloren gehen. Jedes Dokument muss mit geeigneten Retrievaltechniken wieder auffindbar sein.
  • Es muss genau das Dokument wieder gefunden werden, das gesucht worden ist. Kein Dokument darf während seiner vorgesehenen Lebenszeit zerstört werden können.
  • Jedes Dokument muss in genau der gleichen Form, wie es erfasst wurde, wieder angezeigt und gedruckt werden können Jedes Dokument muss zeitnah wieder gefunden werden können.
  • Alle Aktionen im Archiv, die Veränderungen in der Organisation und Struktur bewirken,sind derart zu protokollieren, dass die Wiederherstellung des ursprünglichen Zustandes möglich ist.
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