Das Handelsgesetzbuch (HGB) verpflichtet Kaufleute zur Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen (§§ 238, 257, 261 HGB).
Aus steuerlichen Gründen haben aber alle Unternehmen der gewerblichen Wirtschaft die Aufbewahrungsvorschriften nach § 147 Abgabenordnung (AO) zu erfüllen. Nach Steuerrecht gilt die Aufbewahrungsfrist von:
10 Jahren für:
- Handelsbücher / Bücher, Inventare
- Jahresabschlüsse, Lageberichte
- Die Eröffnungsbilanz
- Konzernabschlüsse, Konzernlageberichte
- Arbeitsanweisungen und sonstigen Organisationsunterlagen
- Buchungsbelege
- Rechtliche Anforderungen (grundsätzlich)
6 Jahren für:
- Empfangene Handels-/Geschäftsbriefe
- Wiedergaben der abgesandten Handels- / Geschäftsbriefe, sonstige Unterlagen soweit sie für die Besteuerung von Bedeutung sind (Sofern Handelsbriefe zugleich Buchungsbelege sind (Rechnungen, Gutschriften) gilt die 10-jährige Aufbewahrungsfrist).
Laut GoBS (Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchungssysteme) müssen nachstehende rechtliche Grundlagen erfüllt sein:
- Ordnungsmäßigkeit
- Vollständigkeit
- Sicherheit des Gesamtverfahrens
- Schutz vor Veränderung und Verfälschung
- Sicherung vor Verlust
- Nutzung nur durch Berechtigte
- Einhaltung der Aufbewahrungsfristen
- Dokumentation des Verfahrens
- Nachvollziehbarkeit
- Prüfbarkeit
Der VOI (Verband für Organisations- und Informationssysteme e.V.) nennt folgende Anforderungen an ein elektronisches Archiv:
- Jedes Dokument muss unveränderbar archiviert werden.
- Es darf kein Dokument auf dem Weg ins Archiv oder im Archiv selbst verloren gehen. Jedes Dokument muss mit geeigneten Retrievaltechniken wieder auffindbar sein.
- Es muss genau das Dokument wieder gefunden werden, das gesucht worden ist. Kein Dokument darf während seiner vorgesehenen Lebenszeit zerstört werden können.
- Jedes Dokument muss in genau der gleichen Form, wie es erfasst wurde, wieder angezeigt und gedruckt werden können Jedes Dokument muss zeitnah wieder gefunden werden können.
- Alle Aktionen im Archiv, die Veränderungen in der Organisation und Struktur bewirken,sind derart zu protokollieren, dass die Wiederherstellung des ursprünglichen Zustandes möglich ist.