Zeit sparen liegt im Trend – denn obwohl es heutzutage unzählige Möglichkeiten gibt, hat der Tag nur 24 Stunden. Mit der richtigen Planung, einer sinnvollen Prioritätensetzung und einer effizienten Strategie beim Arbeiten kannst du im Alltag Zeit sparen und deine Aufmerksamkeit auf das richten, was dir wirklich wichtig ist.
Zeit sparen beginnt bei einer simplen Ordnung. Im Chaos findest du dich schlechter zurecht und verlierst Zeit mit Suchen. Deshalb kann der erste Schritt zum Zeitsparen darin bestehen, einmal gründlich auszumisten und aufzuräumen. Anschließend fällt es deutlich leichter, die Ordnung aufrechtzuerhalten.
Welche Rolle spielt gute Planung?
Eine gute Planung kann in vielen Lebensbereichen dazu beitragen, Zeit zu sparen. Wenn du im Beruf, in der Freizeit und auch bei deinen Hobbys weißt, was zu welchem Zeitpunkt zu tun ist, gehst weniger Zeit verloren: Du musst nicht erst überlegen, was als Nächstes an der Reihe ist, und versehentliche Doppelungen werden durch eine gute Planung ebenfalls unwahrscheinlicher.
Dabei ist es wichtig, nicht zu weit im Voraus zu Planen – denn manchmal ergeben sich Änderungen, die es zu berücksichtigen gilt. Ein Plan, der dreimal neu geschrieben werden muss, weil immer wieder Änderungen anfallen, spart am Ende möglicherweise keine Zeit, sondern kostet Zeit.
Allerdings lässt sich nicht pauschal sagen, wie oft du Pläne schreiben solltest. Viele Abläufe wiederholen sich täglich oder wöchentlich, sodass sich im Idealfall von ganz allein eine Routine entwickelt. Bei vielen Dingen ist ein Wochenplan hilfreich. Monatliche Pläne sind bei vielen Menschen die Ausnahme und umfassen oft nur wenige Aufgaben. Jedoch handelt es sich dabei nur um eine grobe Faustregel und nicht um ein eisernes Gesetz.
Wie kann man beim Kochen Zeit sparen?
Viele Menschen verlieren beim Kochen sehr viel Zeit, weil sie nicht genau wissen, was sie essen wollen: Immer wieder wandern sie zum Kühlschrank, öffnen ihn, kramen ein wenig darin herum und können sich trotzdem nicht entscheiden. Auch beim Einkaufen kannst du viele Menschen beobachten, die mit einem Fragezeichen in den Augen vor den Regalen stehen oder wahllos das in den Einkaufswagen legen, was ihnen gerade ins Auge springt.
Ein Essensplan kann dir dabei helfen, beim Kochen Zeit zu sparen. Durch den Plan weißt du schon im Voraus, was du essen wirst. Ein Wocheneinkauf sollte bereits alle wichtigen Zutaten umfassen. Auch Obst und Gemüse lässt sich in der Regel problemlos bis zu einer Woche im Kühlschrank lagern.
Warum solltest du dir eine Einkaufsliste schreiben?
Aus dem Mahlzeitenplan ergibt sich eine Einkaufsliste, die den Gang zum Supermarkt erleichtert. Da bei der Essensplanung nach und nach persönlichen Erfahrungswerte einfließen, hilft ein Essensplan vielen Menschen dabei, Essensreste zu vermeiden und weniger Lebensmittel wegzuwerfen.
Auch für andere Dinge kannst du dir eine Einkaufsliste schreiben, anstatt für jede Kleinigkeit in die Stadt zu fahren oder eine Bestellung aufzugeben – denn auch dabei geht Zeit verloren. Du kannst diese zusätzliche Einkaufsliste zum Beispiel dann abarbeiten, wenn du ohnehin zu deinem wöchentlichen Einkauf aufbrichst.
Bestellungen können einmal im Monat oder noch seltener erledigt werden, wenn nichts dabei ist, das wirklich dringend benötigt wird. Die Anzahl der Bestellungen zu reduzieren hilft in einigen Fällen, an Versandkosten zu sparen, und verringert nebenbei den Verpackungsmüll. Darüber hinaus kannst du vor dem Kauf noch einmal selbstkritisch hinterfragen, ob du wirklich alles brauchst, was auf der Liste steht.
Wie kannst du die Listen verwalten?
Auch die beste Liste ist sinnlos, wenn sie verloren geht. Deshalb ist es wichtig, auch die Listen selbst gut zu verwalten. Eine Möglichkeit besteht darin, alle Listen in ein Notizbuch zu schreiben. Darüber hinaus gibt es viele unterschiedliche Apps, die dir dabei helfen, To-do-Listen anzulegen und dein Leben zu organisieren. Zeit und Geld sparen durch Apps ermöglicht noch viele weitere Optionen.
Zum Beispiel bieten einige Apps regelmäßige Erinnerungen an Routineaufgaben oder helfen dir dabei, deine Produktivität zu dokumentieren. Dadurch kannst du herausfinden, welche Strategien für dich funktionieren und in welchen Bereichen es noch Verbesserungsbedarf gibt.
Wie sinnvoll sind Wochenpläne?
Eine elaborierte Form von Plänen sind Wochenpläne. Diese erinnern an die Stundenpläne aus der Schule oder Uni. Wenn bei dir viele Routineaufgaben anfallen, die sich immer wieder wiederholen, kann ein solcher Wochenplan sinnvoll sein. Wenn du einen Essensplan erstellst, ist es beispielsweise nützlich, diese Aufgabe stets am selben Wochentag zu erledigen.
Auch andere Aufgaben lassen sich in einem wöchentlichen Rhythmus planen, zum Beispiel die Besuche im Fitness-Studio oder ein Treffen mit Freunden. Eine Stunde in der Woche kannst du dir reservieren, um die Erfolge und Misserfolge der vergangenen Woche zu reflektieren und zu überlegen, was du beim nächsten Mal besser machen kannst.
Da Wochenpläne wenig flexibel sind, sollten sie jedoch ausreichend Lücken aufweisen. Eine Lücke im Wochenplan ist nicht mit Freizeit gleichzusetzen! Auch Freizeitaktivitäten wie Hobbys oder das Familienleben können in den Wochenplan integriert werden – zum Beispiel, wann du dein Kind in den Kindergarten bringst und wann dein Partner an der Reihe ist.
Lücken im Wochenplan ermöglichen es dir vielmehr, die Zeit flexibel zu füllen. Diese Flexibilität ist wichtig, da sich nicht alles im Voraus planen lässt. Angenommen du arbeitest als Programmierer und dein Auftraggeber hat kurz vor der Deadline noch einen dringenden Änderungswunsch: Dann kannst du die Lücken im Wochenplan nutzen, um dich dieser Aufgabe zu widmen. Gewollte Planungslücken schaffen zudem Platz für Kreativität und Spontanität, die sowohl beruflich als auch privat oft wichtig sind.
Welche Aufgaben sind eigentlich wichtig?
Ein typischer Fehler, der viele Menschen sehr viel Zeit kostet, besteht darin, dass sie nicht zwischen wichtigen und unwichtigen Aufgaben unterscheiden. Noch bevor du dich mit der Frage beschäftigst, wie du schneller oder effizienter arbeiten kannst, solltest du dir überlegen, was du eigentlich inhaltlich tust.
Prokrastination tritt in vielen Formen auf. Auf dem Handy zu spielen, anstatt einen Bericht zu tippen, ist eine sehr offensichtliche Art der Prokrastination. Doch auch eine Aufgabe, die nach Arbeit aussieht, kann eine Form der Prokrastination darstellen, wenn du sie benutzt, um dich vor einer viel wichtigeren Aufgabe zu drücken.
Was ist das Pareto-Prinzip?
Ob du deine Prioritäten richtig setzt, kannst du mithilfe der 80-20-Regel überprüfen, die auch als Pareto-Prinzip bekannt ist. 80 Prozent der Arbeit lassen sich mit 20 Prozent des Einsatzes erzielen. Die übrigen 20 Prozent Arbeit kosten dich am meisten Zeit – nämlich 80 Prozent.
Das Pareto-Prinzip lässt sich in vielen Bereichen finden. Zum Beispiel sind teilweise nur 20 Prozent der Kunden eines Unternehmens für 80 Prozent des Umsatzes verantwortlich. Es ist sinnvoll, die Aufgaben zu priorisieren, die 80 Prozent des Arbeitsergebnisses ausmachen, aber nur 20 Prozent deiner Zeit in Anspruch nehmen. Wenn du anschließend noch Zeit übrig hast, kannst du etwas davon für den Feinschliff oder zusätzliche Aufgaben verwenden.
Wie setzt du Prioritäten?
Eine Priorität legt fest, wie wichtig eine Aufgabe ist und welche Aufgaben als erstes abgearbeitet werden. Eine einfache Möglichkeit, um Aufgaben zu sortieren, sind Listen. Insbesondere Freelancer stehen jeden Tag vor der Herausforderung, nicht nur ihren Arbeitsalltag zu organisieren, sondern auch mit ihrer Freizeit und der Familie unter einen Hut zu bekommen.
Doch die Arbeit erledigt sich nicht von allein. Deshalb hat der Beruf in der Regel eine sehr hohe Priorität. Manche Menschen erstellen jeden Morgen eine Prioritätenliste, um die wichtigsten Aufgaben für den bevorstehenden Tag festzulegen. Diese Liste kann im Laufe des Tages abgearbeitet werden. Wenn die Liste geschafft ist, bleibt meistens noch Zeit für weitere Aufgaben.
Eine solche Fokussierung auf eine Liste hat jedoch auch einen Nachteil: Wenn du vergisst, eine Aufgabe auf die Liste zu setzen, geht sie möglicherweise unter. Deshalb solltest du immer einen guten Überblick darüber haben, welche Tätigkeiten zu erledigen sind. Dabei können dir verschiedene Hilfsmittel helfen, zum Beispiel ein Wandkalender oder eine App.
Was ist die Eisenhower-Matrix?
Der US-amerikanische Präsident Eisenhower soll seine Aufgaben nach einem ganz bestimmten Prinzip geordnet haben, das seitdem als Eisenhower-Matrix bekannt ist. Dabei teilst du Aufgaben nicht nur danach ein, wie wichtig sie sind, sondern bestimmst auch ihre Dringlichkeit. Manche Aufgaben sind sowohl wichtig als auch dringend – diese bearbeitest du zuerst. Einige Aufgaben sind wichtig, aber nicht dringend. Diesen Tätigkeiten kannst du dich widmen, sobald du den ersten Stapel abgearbeitet hast.
Einige Aufgaben erscheinen dringend, sind aber nicht wichtig. Dabei handelt es sich um typische Prokrastinations-Fallen, mit denen du eine Menge Zeit verlieren kannst. Diese Aufgaben solltest du deswegen delegieren. Die Aufgaben, die weder wichtig noch dringend sind, solltest du ganz streichen und gar nicht erst erledigen.
Wie viele Meetings sind notwendig?
Viele Unternehmen vergeuden viel Zeit mit Meetings, die nicht produktiv sind, den Arbeitsablauf unterbrechen und ständig dieselben Themen behandeln, ohne Fortschritte zu erzielen. Wenn du selbst der Vorgesetzte bist, der diese Meetings ansetzt, kannst du darüber nachdenken, ihre Häufigkeit zu verringern.
Wenn du ein Meeting auf den Vormittag verlegst, sind die Mitarbeiter oft noch gut motiviert. Am Nachmittag wird das Meeting hingegen gern als Pause genutzt, weil ohnehin gerade viele Mitarbeiter einen Durchhänger haben. Wenn dringende Deadlines anstehen, kann es aber auch sein, dass Nachmittags alle unter Hochdruck arbeiten und das Meeting erst recht stört.
Ein Meeting sollte nicht nur deshalb stattfinden, weil in einem Unternehmen nun einmal Meetings stattfinden. Eine sinnvolle Tagesordnung trägt dazu bei, das Meeting zu strukturieren und allen einen roten Faden in die Hand zu geben. Achte darauf, dass Diskussionen nicht aus dem Ruder Laufen. Dabei kann es hilfreich sein, die Zeit pro Meeting zu begrenzen. Wichtig ist, dass ernsthafte Bedenken oder Vorschläge von Mitarbeitern trotzdem einen Platz im Meeting finden.
Wie kannst du effizienter Arbeiten?
Beim Thema Zeitsparen gibt es einen kleinen, aber feinen Unterschied zwischen zwei Begriffen, den jeder kennen sollte. Es handelt sich um den Unterschied zwischen Effizienz und Effektivität. Bei der Effektivität blickst du auf das Ergebnis einer Arbeit und beurteilst, wie effektiv dein Arbeitseinsatz war. Wenn du sehr lange an einer Aufgabe gearbeitet hast, war die Arbeit dennoch effektiv, wenn das Ergebnis stimmt.
Bei der Effizienz sieht es anders aus. Die Effizienz berücksichtigt, mit welchem Einsatz ein bestimmtes Ergebnis zustande gekommen ist. Eine Aufgabe, die sehr viel Zeit frisst, ist meistens ineffizient – nämlich dann, wenn sich dieselbe Aufgabe auch in kürzerer Zeit erledigen lässt. Mit einer effizienteren Arbeitsweise gelingt dieselbe Arbeit in weniger Zeit.
Warum solltest du dich auf eine einzige Aufgabe konzentrieren?
Neurowissenschaftler erklären schon seit Jahren in unzähligen Zeitungsartikeln und Talkshows, dass das menschliche Gehirn nicht in der Lage ist, sich auf mehr als eine Aufgabe gleichzeitig zu konzentrieren. Für eine hohe Konzentration ist es deshalb sinnvoll, wirklich nur eine Aufgabe zur selben Zeit zu erledigen.
Wenn jemand „Multitasking“ betreibt, teilt sich die Aufmerksamkeit nicht, sondern springt zwischen den verschiedenen Aufgaben hin und her. Das klingt nicht nur anstrengend, sondern ist es auch. Deshalb ist es meistens sinnvoll, verschiedene Aufgaben nacheinander anzugehen und sie sukzessive abzuarbeiten.
Wie kannst du Ablenkungen verringern?
Um unfreiwilliges Multitasking zu vermeiden, ist es hilfreich, Störfaktoren auszuschalten. Eine der größten Ablenkungen ist das Smartphone. Zahlreiche Apps senden Push-Nachrichten, die im Grunde genommen überflüssig sind und dich nur aus dem Workflow reißen. Deshalb kann es sinnvoll sein, solche Benachrichtigungen abzuschalten und nur die zu behalten, die während der Arbeitszeit wirklich wichtig sind – zum Beispiel, weil dein Chef dich darüber kontaktieren möchte.
Wenn du in einem Büro arbeitest, sollte die Tür zwischendurch geschlossen sein, damit du dich auf deine Aufgaben konzentrieren kannst. Kopfhörer, die die Geräusche dämpfen, können in einigen Fällen ebenfalls einen Beitrag dazu leisen, Ablenkungen zu reduzieren.
Während der Arbeit Musik zu hören, ist allerdings eine schlechte Idee. Musik stellt für das Gehirn ebenfalls eine Ablenkung dar und ist zudem mit Emotionen verbunden. Dadurch entsteht im Gehirn ein sehr komplexes Aktivitätsmuster und beschäftigt die grauen Zellen mit vielen anderen Dingen, nur nicht mit der eigentlichen Arbeitsaufgabe. Diese Ablenkung ist nicht immer bewusst, findet jedoch bei jedem gesunden Menschen statt.
Wenn du in einem Großraumbüro sitzt oder Baulärm ertragen musst, können Kopfhörer und Geräusche jedoch dazu beitragen, diese Geräuschkulisse abzumildern. In diesem Fall werden häufig ruhige Musik oder White Noise (Blätterrascheln, Meeresrauschen etc.) empfohlen.
Was ist die Pomodoro-Technik?
Bei der Pomodoro-Technik handelt es sich um eine Technik, die häufig im Selbstmanagement angewandt wird. „Pomodoro“ bedeutet Tomate. Francesco Cirillo, der Erfinder dieser Vorgehensweise, benannte die Technik nach seiner Eieruhr, die die Form einer Tomate hatte.
Bei der Pomodoro-Technik gehst es darum, kurze Zeiteinheiten abzugrenzen, in denen du sehr konzentriert arbeitest. Nach jeder Arbeitseinheit folgt eine kurze Pause, bevor du dich wieder an die Arbeit machst. Eine „Pomodoro“ bzw. „Pom“ entspricht einem Arbeitsintervall.
Die Länge des Arbeitsintervalls beträgt in der Regel 25 Minuten, die Pause dauert 5 Minuten. Nach vier Arbeitsintervallen legst du eine längere Pause von etwa 15 Minuten Länge ein. Wenn du (noch) keine 25 Minuten durcharbeiten kannst, kannst du mit einem kürzeren Arbeitsintervall beginnen und dich allmählich steigern.
Es ist jedoch nicht sinnvoll, deutlich länger als 25 Minuten am Stück zu arbeiten. Der Sinn dieser Technik besteht nicht darin, bis zur Erschöpfung zu arbeiten. Im Gegenteil: Es geht darum, deinem Geist immer wieder eine Pause zu gönnen, damit er nicht so schnell ermüdet. Eine Pomodoro mit einer Stunde Länge ist keine Pomodoro mehr. Halte dich deshalb am besten an das 25-5-Schema.
Wenn du dich innerhalb eines Arbeitsintervalls hoch konzentriert einer Aufgabe widmest, verlierst du durch die Pausen unterm Strich keine Zeit. Viele Menschen arbeiten mit der Pomodoro-Technik nicht nur effizienter, sondern auch entspannter.
Was machst du mit der gesparten Zeit?
In dem Kinderbuch „Momo“ von Michael Ende überzeugen die „grauen Herren“ die Menschen, Zeit zu sparen. Am Ende müssen die Betreffenden jedoch feststellen, dass ihnen dadurch nicht mehr Zeit zur Verfügung steht. Stattdessen geraten sie immer mehr in einen eintönigen Trott, in dem ihnen andere Menschen immer unwichtiger werden und sie sich nur noch auf ihre Arbeit konzentrieren.
Damit du nicht in dieselbe Falle tappst, solltest du von Anfang an einige Ideen haben, was du mit der eingesparten Zeit tun kannst. Für welche Möglichkeit du dich entscheidest, ist sehr individuell. Hier findest du einige Anregungen.
Kann man durch das Zeitsparen mehr Geld verdienen?
Viele Menschen wünschen sich, mehr Geld zu verdienen, um ihre materiellen Träume zu verwirklichen. Wenn du selbstständig tätig bist, ist dein Arbeitspensum ein entscheidender Faktor bei der Frage, wie hoch dein Einkommen ist. Bei einer Festanstellung hat effizienteres Arbeiten höchstens einen indirekten Einfluss auf dein Gehalt – zum Beispiel, wenn du dich durch eine verbesserte Leistung in Gehaltsverhandlungen positiv darstellen kannst.
Manche entscheiden sich dafür, nur in Teilzeit zu arbeiten und aus dieser Zeit dafür das Beste zu machen. Allerdings sollte dir bewusst sein, dass die wenigsten Firmen bereit sind, dich für eine Teilzeit-Anstellung so zu bezahlen wie für einen Vollzeit-Job – völlig unabhängig davon, wie produktiv du in dieser Zeit bist. Der Grund dafür sind die sehr fest verankerten Vorstellungen davon, was Arbeit ist und wie sie auszusehen hat.
Ob du mehr Geld verdienen kannst, wenn du Zeit sparst, hängt also von den Umständen ab. Einige entscheiden sich, sich ein zweites Standbein aufzubauen und im anderen Beruf nur noch mit einer verringerten Stundenzahl zu arbeiten. Ob das möglich ist, hängt jedoch vom Einzelfall ab.
Lassen sich auch zwischenmenschliche Beziehungen effizient gestalten?
Diese Frage klingt für manche absurd, ist jedoch völlig berechtigt. Denn auch in sozialen Beziehungen geht es nicht nur darum, möglichst viel Zeit miteinander zu verbringen. Manche Menschen siehst du jeden Tag für mehrere Stunden, ohne dass du ihm viel zu sagen hast. Ist er dann trotzdem dein Freund?
Neben der Quantität kommt es in sozialen Beziehungen auch auf die Qualität an. Die Qualität einer Liebesbeziehung profitiert oft davon, wenn sich beide Partner füreinander Zeit nehmen und gelegentlich gemeinsam ausgehen. Auch zu Hause bietet sich die Gelegenheit für ein romantisches Candlelight-Dinner inklusive schicker Kleidung und romantischer Atmosphäre.
Anstatt viele sinnlose Nachrichten mit Freunden auszutauschen und schweigend am Telefon zu hängen, könnt ihr euch seltener, aber dafür gezielt treffen. Viele Menschen begehen zudem den Fehler, sich mit „Freunden“ aufzuhalten, die ihnen nicht guttun und die sie eigentlich nicht wirklich mögen. In diesem Beispiel ist nicht nur der Zeitverlust ein Problem, sondern es läuft auch in der Beziehung an sich etwas verkehrt.